(Wpis aktualny na 2024 r.)

Jak legalnie organizować warsztaty lub szkolenia stacjonarne.

Organizujesz warsztaty lub szkolenia stacjonarne i zastanawiasz się jak robić to zgodnie z prawem? Jesteś w dobrym miejscu, bo ten post jest napisany specjalnie dla Ciebie! Zanim przejdę do szczegółowego omawiania tematu jedna mała uwaga! 
Ten wpis nie dotyczy sytuacji, kiedy te warsztaty lub szkolenia są kilkudniowe i wiążą się z zapewnieniem noclegu! W taki sytuacjach obowiązują zupełnie inne uregulowania prawne i to jest wyższa szkoła prawnej jazdy – ten post jest w przygotowaniu. Jeśli chcesz dostać powiadomienie, jak już będzie gotowy, koniecznie dołącz do newslettera.

Żeby nie było wątpliwości – ten post dotyczy prawnych aspektów organizowania warsztatów lub szkoleń stacjonarnych. Jeśli Twoje szkolenia czy warsztaty trwają kilka dni, ale ograniczają się wyłącznie do zapewniania treści objętych szkoleniem, to ten post nadal jest dla Ciebie (np. organizujesz dwudniowe warsztaty fotograficzne, ale jedyne co zapewniasz co content, uczestnicy organizują sobie resztę na własną rękę.)

Umowa na udział w warsztatach stacjonarnych / regulamin warsztatów.

W jaki sposób dochodzi do zawarcia umowy na wzięcie udziału w Twoich warsztatach? Są tu dwie opcje – jedna zakłada, że do zawarcia umowy dochodzi stacjonarnie, np. w Twoim biurze. Ale na potrzeby tego postu skupimy się na obowiązkach ciążących przy zawieraniu umowy na warsztaty/szkolenia w formie online, czyli przy wykorzystaniu środków do porozumiewania się na odległość, tj. przez e-mail, telefon, wiadomość w social mediach czy sklep internetowy. Niezależnie od tego, czy będziesz wysyłać klientom wzory umów mailem czy będą oni akceptować regulamin w sklepie, z uwagi na to, że umowa zawierana jest na odległość (tak to się profesjonalnie nazywa), ciąży na Tobie szereg obowiązków! Sprawdź koniecznie, czy przestrzegasz ich wszystkich! Gotowa/y?

PS. Pamiętaj, że regulamin i umowa to to samo w sensie prawnym – obydwa kreują stosunek prawny pomiędzy stronami. Dla uproszczenia w dalszej części posta będę mówić o regulaminie.

Co musi zawierać regulamin warsztatów lub szkolenia stacjonarnego?

Poniżej mieszanka zapisów, które muszą się pojawić jako wymóg art. 12 ustawy o prawach konsumenta ale też tych, które warto uwzględnić, żeby zabezpieczyć swoje interesy. Wypunktujmy to!:

• informacje o organizatorze szkoleń – czyli Twoje dane (imię, nazwisko, adres prowadzonej działalności, NIP),
• dane kontaktowe organizatora,
• cenę kursu/szkolenia albo wskazanie, że obowiązują ceny zgodnie z cennikiem, w takim przypadku powinno się znaleźć odesłanie do cennika, znajdującego się np. w osobnej zakładce Twojej strony. Pamiętaj, że w przypadku zmiany cennika po zawarciu umowy (akceptacji regulaminu przez Twojego klienta), klienta obowiązuje cena z chwili zawarcia umowy i nie masz możliwości jej dowolnego zmieniania w trakcie trwania umowy, ewentualne zmiany cennika będą dotyczyć nowych klientów,
• wskazanie, że zapoznanie się z regulaminem i jego akceptacja są niezbędne do wzięcia udziału w szkoleniu/warsztacie,
• wskazanie, kto może być uczestnikiem szkolenia – np. osoby pełnoletnie,
• wskazanie, zasad odbywania szkoleń/warsztatów np. szkolenia odbywają się cyklicznie, jednorazowo – żeby nie zmieniać postanowień regulaminu przy okazji kolejnych edycji danych szkoleń, dobrze kwestie to opisać ogólnie i wskazać, że szczegółowy harmonogram jest publikowany np. na stronie internetowej czy, że jest przesyłany np. e-mailem,
• informacje o tym co w ramach szkolenia zapewnia organizator, czego organizator nie zapewnia, np. dojazd na miejsce szkolenia uczestnicy są zobowiązani zorganizować we własnym zakresie, organizator zapewnia materiały szkoleniowe, itp.,
• miejsce odbywania szkolenia, termin szkolenia, przy czym możesz odesłać do aktualnych informacji, znajdujących się np. w dedykowanej zakładce na Twojej stronie,
• kwestie dotyczące zmiany harmonogramu szkolenia,
• zastrzeżenie, że ilość miejsce w warsztatach/szkoleniu jest ograniczona,
• wskazanie w jaki sposób następuje zgłoszenie na dane szkolenie, kurs,
• czy rezerwacja miejsca na szkolenie, kurs wiąże się z koniecznością wniesienia zadatku lub zaliczki w jakiej wysokości, na jakich zasadach (ten wątek jeszcze rozwinę dalej),
• metodę płatności za dane szkolenie, kurs, jeśli płatność przelewem na jaki numer konta, jaki tytuł przelewu, termin dokonania płatności,
• wskazanie terminu płatności,
• informacja o możliwości odwołania rezerwacji,
• zasady rezygnacji z kursu/szkolenia,,
• kwestie możliwości odrobienia nieobecności (jeśli dotyczy i jeśli ma zastosowanie),
• zastrzeżenia prawa do odwołania lub wyznaczenia innego terminu szkolenia/warsztatów, przy czym musisz pamiętać, że jeśli odwołujesz dane szkolenie zobowiązany jesteś do zwrotu wpłaconej opłaty,
• uregulowanie kwestii danych osobowych.

W regulaminie powinny znaleźć się też informacje dotyczące:

• obowiązku zapłaty przez konsumenta poniesionych przez przedsiębiorcę uzasadnionych kosztów zgodnie z art. 35 ustawy o prawach konsumenta, jeżeli konsument odstąpi od umowy po zgłoszeniu żądania zgodnie z art. 15 ust. 3 i art. 21 ww. ustawy (o odstąpieniu jeszcze kilka słów w dalszej części artykułu),
• kwestie dotyczące wizerunku uczestników warsztatów/szkolenia,
• kwestie dotyczące praw autorskich.

Dodatkowo, należy zapewnić możliwość pobrania regulaminu ze strony www albo przesłać go w formacie pdf poprzez wiadomość e-mail do uczestnika. Oraz kwestia dość cliche – regulamin musi być sformułowany w jasny i przejrzysty sposób. W związku z powyższym zapewne masz wiele pytań… Przyjrzyjmy się im bliżej.

Czy uczestnik warsztatów może żądać zwrotu wpłaconej zaliczki/ zadatku?

Czy mogę żądać wpłaty zadatku/zaliczki w związku z zapisem na szkolenia/warsztaty? Możesz ustalić, że w celu zapisu na szkolenie należy wpłacić zadatek lub zaliczkę w określonym terminie.

Ale zacznijmy od początku, zadatek czy zaliczka? Generalnie różnica uwidacznia się w przypadku nie dojścia umowy do skutku. Wpłacona zaliczka podlega zawsze zwrotowi (a przynajmniej w odniesieniu do klientów konsumentów). Wpłacony zadatek nie podlega zwrotowi, jeśli od umowy odstępuje strona, która go wpłaciła, a więc uczestnik szkolenia (jeżeli do odstąpienia doszło z przyczyn leżących po stronie uczestnika). Z kolei, jeśli pobierzesz zadatek, a szkolenie nie odbędzie się powodów leżących po Twojej stronie, zobowiązany/na jesteś do zwrotu uczestnikowi kwoty odpowiadającej dwukrotności wpłaconego zadatku. Trochę ryzykowne, prawda? Zwłaszcza, jeśli chcesz zastrzec możliwość odwołania warsztatów jeśli nie uzbiera się określona lista osób. W stosunku do konsumentów będziesz musiał/a zwrócić wtedy dwukrotność wpłaconego zadatku!

Uwaga! Zastrzeżenie zadatku nie oznacza, że nie będziesz musiał/a go zwrócić, jeśli uczestnik odstąpi od umowy w ustawowym terminie. Zapewne doskonale wiesz, że kupując coś na odległość konsument (a także przedsiębiorca na prawach konsumenta) ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podawania przyczyny. Co oznacza, że nawet, jeśli uczestnik wpłaci zadatek, to trzeba będzie go zwrócić, jeśli odstąpi od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia. Zadatek będziesz mógł zatrzymać, jeśli do odstąpienia dojdzie po upływie ustawowego terminu na odstąpienie od umowy (14 dni). Wyjątkiem jest tutaj sytuacja, kiedy spełnisz na rzecz konsumenta świadczenie i wcześniej pobierzesz od niego odpowiednie oświadczenia, ale to już wyższa szkoła jazdy. Jeśli zależy Ci na zatrzymaniu „zadatku” (a raczej określonej kwoty na rzecz warsztatów) w tym terminie 14 dni zapraszam na konsultacje. Regulamin, który stworzyłam dla Ciebie zabezpiecza Cię właśnie w taki sposób, że kwota na rzecz szkolenia/warsztatów zostaje w Twojej kieszeni nawet jeśli konsument odstąpi od umowy (nie jest to zadatek ani zaliczka). Ten regulamin to prawdziwi Rolls Royce na rynku!

Ważne! Jeśli nadal obstajesz przy zadatku i ryzykujesz jego zwrot w stosunku do konsumentów to pamiętaj tylko, żeby kwota zadatku nie stanowiła całości / albo większości ceny szkolenia. Ostrożnie też z odstępnym lub karami umownymi w stosunku do konsumentów bo łatwo jest się tu narazić na klauzulę niedozwoloną.

Art.  385³ W razie wątpliwości uważa się, że niedozwolonymi postanowieniami umownymi są te, które w szczególności:
17. nakładają na konsumenta, który nie wykonał zobowiązania lub odstąpił od umowy, obowiązek zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego;

Kodeks cywilny

A co w przypadku, jeśli ktoś się zapisuje krótko przed startem szkolenia i chce odstąpić już po wzięciu w nim udziału, np. po pierwszym dniu z kilku, lub nawet po kilku godzinach? Uwaga! Z konsumentami i przedsiębiorcami na prawach konsumenta jest to prawnie dopuszczalne! Dlatego koniecznie czytaj dalej, żeby wiedzieć jak te kwestie zabezpieczyć.

Kim jest przedsiębiorca na prawach konsumenta – zmiany prawa e-commerce 2021.

Czy można odstąpić od umowy na warsztaty stacjonarne? W jakim terminie?

Ok, a teraz bardzo ważna sprawa, która wiem, że brzmi bardzo nielogicznie. Wykonanie umowy (przeprowadzenie warsztatów) nie oznacza z automatu, że konsument traci prawo odstąpienia!

Hipotetycznie może zdarzyć się tak, że konsument kupi udział w warsztatach na 3 dni przed ich rozpoczęciem, a 2 dni po ich zakończeniu odstąpi od umowy. Jeśli odpowiednio nie zabezpieczysz tej sytuacji w regulaminie będziesz zobowiązany/na do zwrotu wpłaconej przez niego ceny szkolenia! Absurd, wiem. 

Jak się przed tym uchronić? Po pierwsze koniecznie poinformuj go o możliwości odstąpienia od umowy. Dodatkowo, poinformuj klienta, że w przypadku odstąpienia od umowy zobowiązany będzie do zapłaty kosztów wykonanej do czasu odstąpienia usługi. Co więcej, zażądaj potwierdzenia na trwałym nośniku (np. email), że żąda on rozpoczęcia świadczenia usługi (realizacji warsztatów) przed upływem terminu na odstąpienie od umowy. Ponadto musi on oświadczyć, że przyjął do wiadomości, że z chwilą pełnego wykonania usługi straci prawo do odstąpienia od umowy. Tylko wtedy uczestnik nie będzie miał prawa odstąpić od umowy i żądać zwrotu zapłaconego wynagrodzenia.

Myślisz sobie teraz, że jeszcze się z tym nie spotkałaś/eś więc może to nie jest obowiązujące prawo? Wszystkie zapisy znajdziesz w ustawie o prawach konsumenta i uwierz mi, że nawet prawnicy jakimś cudem nie widzą tych paragrafów (sprawdziłam na własnej skórze dając to jako zadanie rekrutacyjne do mojego zespołu kancelarii.) Może to dlatego, że jest to super niepraktyczne i z biznesowego punktu widzenia gehenna? Być może, ale nadal to jest prawo a UOKIK nie śpi;) PS. Mój regulamin także zabezpiecza tę kwestię!

Czy jako organizator ponoszę odpowiedzialność za rzeczy pozostawione przez uczestników na warsztatach?

To zależy, gdzie organizujesz warsztaty, jeśli w lokalu, którego jesteś właścicielem lub najemcą, to tak – ponosisz odpowiedzialność za rzeczy pozostawione przez uczestników na warsztatach. 

“Art.  835.  [Umowa przechowania]
Przez umowę przechowania przechowawca zobowiązuje się zachować w stanie niepogorszonym rzecz ruchomą oddaną mu na przechowanie.”

Kodeks cywilny

W praktyce umowa przechowania ma często charakter umowy ubocznej i jest zawierana w sposób dorozumiany, w związku z celem umowy głównej.

Jeśli wynajmujesz samą salę np. na 3 h warsztatu, w budynku w którym jest zapewniona obsługa wynajmującego i dostępna jest ogólna szatnia to, odpowiedzialność za rzeczy pozostawione w szatni ponosi Wynajmujący, odpowiedzialność za rzeczy pozostawione w sali, którą wynajmujesz ponosisz Ty. Istotną kwestią jest to, że odpowiedzialność nie dotyczy jednak wszystkich rzeczy, a tych które były niezbędne przy wzięciu udziału w szkoleniu,  typu odzież wierzchnia, torebka, plecak. Jeśli, ktoś zabierze na szkolenie np. drona, a szkolenie nie wymaga posiadania przy sobie drona, Twoja odpowiedzialność jest wyłączona. Żeby tak się stało nie trzeba zawierać szczególnych postanowień, wynika to m.in. z orzecznictwa, np. zgodnie z wyrokiem SN Z 27.02.1951 r.: “inną sprawą jest odpowiedzialność lekarza za pozostawione przez pacjenta w poczekalni rzeczy, których noszenie nie jest niezbędna dla przyjścia na wizytę”. Odpowiedzialność nie jest też uzależniona od tego czy wydzielisz osobne miejsce do przechowywania, typu szatnia itp. Odpowiedzialności nie możesz też wyłączyć wobec konsumentów poprzez zawarcie wyłączenia w regulaminie czy na kartce wywieszonej w miejscu odbycia szkolenia. Co więcej umieszczenie takiej informacji może narazić Cię na odpowiedzialność prawną i finansową w związku z naruszeniem zbiorowych interesów konsumentów.

Czy RODO mnie obowiązuje przy organizacji warsztatów? Jakie są moje obowiązki w związku z ochroną danych osobowych?

Od RODO nie uciekniemy 😉 Organizujesz szkolenia/warsztaty nie ma więc opcji, żebyś nie przetwarzał/ła danych osobowych. Z poprzednich wpisów wiesz na pewno, że przetwarzanie danych to praktycznie każda czynność na danych osobowych. Musisz mieć, więc wdrożone RODO i przestrzegać jego zasad. Przede wszystkim musisz przekazać uczestnikom klauzulę informacyjną. Nie musisz odbierać zgody na przetwarzanie danych, bo będziesz to robić w celu realizacji umowy. Pamiętaj o zasadzie minimalizacji, tj. zbieraj tylko te dane, które są Ci niezbędne do przeprowadzenia szkoleń i ich rozliczania. Ty decydujesz o celach przetwarzania jesteś, więc Administratorem Danych Osobowych, musisz więc spełniać obowiązki na Tobie ciążące. Jeśli chcesz poczytać o RODO to zacznij od poniższego wpisu (w samej kategorii RODO znajdziesz masę innych wpisów dot. ochrony danych osobowych).

RODO – najważniejsze informacje.

Czy potrzebuję  zgody sanepidu na serwowanie jedzenia lub napojów na warsztatach/ szkoleniach?

Nie potrzebujesz  zgody sanepidu, jeśli zapewniasz posiłki nabywając usługi gastronomiczne, a nie przygotowujesz ich samodzielnie. Działalność gastronomiczna obwarowana jest szeregiem wymogów prawnych w tym związanych z sanepidem. Jeśli nie prowadzisz działalności gastronomicznej, a jedynie zamawiasz posiłki (np. catering), w takim przypadku nie musisz się martwić o zgody, pozwolenia i inne wymogi związane z prowadzeniem lokalu gastronomicznego.

Jeśli udostępniasz dla uczestników napoje w butelkach lub oferujesz np. kawę i herbatę, również nie musisz spełniać dodatkowych wymagań. Specyficzne wymogi dotyczą osób prowadzących działalność polegającą na wprowadzaniu żywności do obrotu. W Twoim przypadku oferujesz kawę, herbatę czy wodę w związku z udziałem w szkoleniu. Nie prowadzisz, więc działalności gastronomicznej. 

BHP na warsztatach stacjonarnych.

BHP to zbiór zasad określających sposób wykonywania pracy, a przede wszystkim sposób zapewnienia pracownikom warunków pracy, aby jej wykonywanie było bezpieczne i higieniczne. Są to zasady, które obowiązują Cię w stosunku do Twoich pracowników, a nie do uczestników szkoleń.  Nie znaczy to, że nie musisz zadbać o ich bezpieczeństwo, w tym aspekcie nie mają jednak zastosowania przepisy dotyczące bhp, a ogólne przepisy dotyczące odpowiedzialności za szkody.

Czy potrzebuję zgody na wykorzystanie wizerunku uczestników warsztatów?

Duży i bardzo ważny temat. Jeśli chcesz przykładowo zamieścić relację ze swojego szkolenia na swoich profilach w mediach społecznościowych czy na swojej stronie Internetowej, a w relacji tej pojawi się wizerunek uczestnika/uczestników, zobowiązany/na jesteś do uzyskania zgody od uczestników na rozpowszechnianie wizerunku. Zgoda ta ma swoje źródło w przepisach ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgoda ta może zostać uzyskana np. poprzez odpowiednie postanowienia regulaminu, w takim przypadku już samo oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem, będzie stanowiło podstawę do zgodnego z prawem wykorzystania wizerunku. Pamiętaj, że mamy tu do czynienia z dobrem osobistym i mało kto wie, że taką zgode zawsze można legalnie wycofać. Dlatego jeśli zależy Ci na wykorzystywaniu tego wizerunku warto również zabezpieczyć się poprzez zobowiązanie uczestnika do nie wycofywania zgody przez z góry określony czas.

Jeśli chcesz korzystać z wizerunku uczestników szkolenia, nie można pominąć kwestii danych osobowych. Korzystanie z wizerunku, to przetwarzanie danych osobowych. Do przetwarzania danych osobowych musisz mieć podstawę prawną, w przypadku wizerunku najbezpieczniej będzie oprzeć się na podstawie stanowiącej uzasadniony interes administratora, czyli oczywiście Twój 😊

Czy mogę zabronić nagrywania przebiegu szkolenia?

Jesteś organizatorem szkolenia, możesz więc wprowadzić zasady, które mają być przestrzegane, byleby zasady te nie były sprzeczne z prawem. Zakaz nagrywania szkolenia jest słusznym posunięciem, w szczególności w kontekście ochrony danych osobowych i poszanowania Twoich praw autorskich. Warto o tym wspomnieć w regulaminie. Mój regulamin, który znajdziesz w sklepie także pokrywa tę kwestię i dodatkowo daje uczestnikom opcję nagrywania na potrzeby stories! (wiadomo, marketing musi działać;)

Czy ponoszę odpowiedzialność za wypadki na warsztatach? Jak się zabezpieczyć na wypadek gdyby ktoś sobie coś złamał?

Życie jest nieprzewidywalne, nie możesz być pewien/pewna, że na Twoim szkoleniu czy warsztatach nie dojdzie do jakiegoś wypadku. Prawo nie przewiduje możliwości uwolnienia się od odpowiedzialności za szkody na osobie. Wpisanie do regulaminu, że za szkody na osobie nie odpowiadasz nie uchroni Cię przed odpowiedzialnością, a dodatkowo sprawi, że Twój regulamin będzie zawierał klauzulę niedozwoloną, a więc nieważną, za co grożą Ci konsekwencje finansowe i prawne.

Jak się więc ochronić? Nie pozostaje Ci nic innego jak wykupić sobie dobre ubezpieczenie 😉

Legalna organizacja warsztatów /szkolenia – podsumowanie.

Jak widzisz organizacja szkoleń czy warsztatów stacjonarnych pod kątem prawnym nie jest taka łatwa, ale z chęcią pomogę Ci przebrnąć przez wyzwania stojące przed Tobą, tak żebyś mógł/mogła skupić się na tym, co dla Ciebie najważniejsze – przygotowaniu najlepszego szkolenia, warsztatu ever!

Wraz z moim zespołem mogę Ci pomóc przygotowując indywidualny regulamin lub udzielając konsultacji. Inną opcją jest zakup gotowego regulaminu ze sklepu, który dodatkowo zawiera treść checkboxa wraz z wyjaśnieniem. Jeśli masz jakieś pytania do którejkolwiek usługi czy produktu, pisz śmiało!

Peace!

---