Umowa barteru 2024 – omówienie i wzór.

Czym jest barter?

Czy spotkałaś/łeś się w swojej działalności z propozycją zawarcia umowy barterowej, a może sama/sam często zabiegasz o zawarcie właśnie takiej umowy? Barter, bartering, umowa barterowa to nic innego, jak umowa, w której jeden towar lub usługa jest wymieniany na drugi towar lub usługę. W takich transakcjach nie dochodzi do zapłaty w formie pieniężnej, a do wymiany dóbr lub usług pomiędzy stronami. Przykład? Jesteś fotografem, chciałbyś stworzyć swoją nową stronę internetową, znajdujesz wykonawcę strony internetowej, który potrzebuje sesji zdjęciowej wizerunkowej. Możecie się dogadać, że w zamian za wykonanie strony internetowej wykonasz sesję zdjęciową wizerunkową. Wówczas każdy z was jest zobowiązany do realizacji konkretnej usługi, mamy tu wzajemność świadczeń i brak zapłaty w tradycyjnej formie, zapłatą jest realizacja usługi wzajemnej.

Barter może polegać na wymianie towaru za towar, towaru za usługę lub usługi za usługę, pomimo że w transakcji nie bierze udziału pieniądz, umowa jest odpłatna – po prostu płatność następuje nie w pieniądzu, a w towarze lub usłudze.

Na czym polega umowa barterowa?

W umowie barterowej charakterystyczne jest to, że dochodzi do wzajemnej sprzedaży towarów/usług z równoczesnym potrąceniem należności. Żeby można było mówić o barterze, muszą zostać łącznie spełnione poniższe dwie przesłanki:

• w ramach współpracy dochodzi do wzajemnego świadczenia (towar za towar, usługa za usługę, towar za usługę i odwrotnie).
• towary/i lub usługi są takiej samej wartości, bo w ramach barteru dochodzi do kompensacji świadczeń

Zamierzasz zacząć pracować z influencerem w oparciu o barter? Taka współpraca wymaga zabezpieczenia wielu niestandardowych kwestii. Współpracę z influencerem opisałam w poniższym wpisie, znajdziesz tam także informacje dotyczące barteru.

Umowa współpracy z influencerem – jak uniknąć fuckupu.

Czy barter jest legalny?

Umowa barterowa jest umową nienazwaną, nie znajdziemy w stosunku do niej bezpośrednio obowiązujących przepisów. Możliwość jej stosowania wynika z jednej z głównych zasad prawa cywilnego – tj. z zasady swobody umów, która swoje źródło ma w art. 353(1) kodeksu cywilnego.

„Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.”

Umowie barterowej (co potwierdza również orzecznictwo) najbliżej do umowy zamiany, która jest regulowana w art. 603 kodeksu cywilnego, która brzmi:

„Przez umowę zamiany każda ze stron zobowiązuje się przenieść na drugą stronę własność rzeczy w zamian za zobowiązanie się do przeniesienia własności innej rzeczy”.

I to właśnie przepisy dotyczące umowy zamiany oraz umowy sprzedaży (które stosuje się odpowiednio do umowy zamiany) powinniśmy stosować przy jej interpretacji. Co istotne, każda ze stron umowy zamiany (a więc i umowy barterowej) jest równocześnie sprzedawcą i nabywcą.

Kiedy zawrzeć umowę barterową?

Wydaje się, że umowa barterowa może okazać się szczególnie przydatna zwłaszcza na początku prowadzenia działalności, gdzie zasoby finansowe mogą okazać się niewystarczające na zakup produktów czy usług, które chcielibyśmy nabyć. Nie ma oczywiście przeciwwskazań, aby stosować taką umowę na późniejszym etapie prowadzenia działalności, wszystko zależy od tego czy dana wymiana dóbr lub usług będzie dla nas satysfakcjonująca i pożądana.

Jaka jest wymagana forma zawarcia umowy barterowej?

Przepisy nie wskazują w jakiej formie umowa powinna zostać zawarta. Teoretycznie umowa może więc być zawarta w formie ustnej, jednak zawsze zalecam zawieranie umów w formie pisemnej, a co najmniej dokumentowej – tj. np. wymiana skanów podpisanej umowy.

Pamiętaj! Skan to nie forma pisemna! Jeśli wydrukujesz i podpiszesz umowę oraz prześlesz ją skanem i kontrahent zrobi to samo – taka umowa jest zawarta w formie dokumentowej, jeśli wyślesz podpisane 2 egzemplarze umowy pocztą i otrzymasz z powrotem umowę z podpisem drugiej strony – umowa jest zawarta w formie pisemnej.

Wady barteru.

Pierwszą trudnością, związaną z umową barterową jest określenie transakcji, w której obydwie strony dysponują produktami lub usługami o podobnym poziomie użyteczności.

Kolejnym minusem może być obawa o bezpieczeństwo i dotrzymanie warunków barteru. Obawę tę jednak łatwo wyeliminować, sporządzając odpowiednią umowę. Przede wszystkim w umowie należy dokładnie opisać jakie produkty/usługi objęte są umową, termin ich dostarczenia/realizacji oraz konsekwencje niedotrzymania umowy przez każdą ze stron, np. zabezpieczenie w postaci obowiązku zapłaty kary umownej w z góry określonej wysokości na wypadek braku realizacji umowy przez drugą stronę (tj. nie dostarczenia produktu lub niewykonania usługi w terminie wynikającym z umowy barterowej).

W przypadku zaniżenia lub zawyżenia wartości usług lub produktów podlegających wymianie na podstawie umowy, sprawa może mieć nieprzyjemne konsekwencje w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego, takie działania zagrożone są karą grzywny i to wcale nie małej. Dlatego ważne jest rzetelne podejście do wyceny usług lub produktów podlegających wymianie, tak żeby nie odbiegały od stawek rynkowych.

Zalety barteru.

Z plusów transakcji barterowej można wymienić następujące:

• nie musisz posiadać funduszy, by nabyć dany towar lub usługę, dzięki umowie barterowej, masz możliwość dokonać wymiany produktów lub usług, przy jednoczesnym zachowaniu środków finansowych na wydatki, których nie możesz zaspokoić w drodze barteru,
• umowa barterowa stanowi ciekawe rozszerzenie systemu sprzedaży,
• współpraca barterowa sprzyja budowaniu relacji między kontrahentami, co z kolei może pozytywnie wpłynąć na rozwój Twojej firmy. Taki rodzaj współpracy tworzy głębsze i bardziej zaangażowane relacje pomiędzy partnerami handlowymi,
• masz możliwość zredukowania zalegającego w magazynie towaru, poprzez jego wymianę na inny towar lub usługę, z której w danym czasie chcesz skorzystać.

Jak wygląda barter pomiędzy przedsiębiorcami a osobą fizyczną?

Barter najczęściej jest stosowany w stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami (b2b), który szczegółowo opisuje w dalszej części artykułu. Barter pomiędzy przedsiębiorcą, a osobą fizyczną jest również prawnie dopuszczalny i możliwy, jednak już rozliczenie będzie wyglądać inaczej niż zostało to opisane poniżej. Generalnie w takim przypadku barter najlepiej rozliczyć poprzez zawarcie umowy sprzedaży, umowy o dzieło lub umowy zlecenia (w przypadku świadczenia usług).

Rozliczenie barteru w ramach relacji b2b

W umowie barterowej, podając wartość produktów/usług objętych umową – podajemy ją w kwocie brutto, ponieważ wartość produktów brutto powinna być jednakowa, by nie powstała konieczność dokonania dopłaty pieniężnej przez jedną ze stron. Przykład? Jeśli jedna ze stron jest vatovcem, a druga nie to nadal wartość każdej usługi/towaru określa się w wartości brutto. Jeśli jedna strona umowy ma vat 23%, a druga 5 %, to nadal żeby można było mówić o barterze, równość świadczeń musi dotyczyć wartości brutto.

Transakcję wynikającą z zawartej umowy barterowej należy ujmować w prowadzonej ewidencji księgowej poprzez wystawienie faktury, z uwagi na fakt, że co do zasady wydany towar/świadczona usługa jest przychodem, otrzymany towar/usługa generuje koszt.

Przychodem jest wartość towaru/usługi, którą sprzedaliśmy kontrahentowi, w kosztach natomiast ujmujemy wartość z faktury, którą otrzymaliśmy od kontrahenta. Obie wartości są takie same. Transakcja ta jest więc neutralna podatkowo.

Barter a VAT.

Jeśli chodzi o podatek VAT zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, w związku z tym barter podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Podstawę opodatkowania stanowi wartość towarów lub usług, które należy opodatkować stawką podatku VAT właściwą dla danego produktu lub usługi, a fakturę dokumentującą transakcję trzeba ująć w rejestrze VAT. Oznacza to, że obie strony zobowiązane są do wystawienia faktury VAT.

Podstawą obliczenia podatku VAT jest wartość rynkowa świadczeń. Jeśli usługi lub towary, które są wymieniane, objęte są różnymi stawkami VAT, to cała wymiana barterowa nie będzie neutralna podatkowo.

Barter pomiędzy vatovcem i nievatowcem.

Co w przypadku, jeśli jedna ze stron w ramach umowy b2b jest “vatowcem” a druga nie? W przypadku otrzymania faktury od podatnika zwolnionego z podatku VAT, nie znajdziemy na niej ani stawki, ani kwoty podatku VAT, dlatego  nie można jej ująć w rejestrze zakupów VAT i odliczyć podatku. Można ją jedynie zaksięgować oraz odliczyć koszt w książce przychodów i rozchodów. Konsekwencją zawarcia umowy barterowej pomiędzy “vatowcem”, a “nievatowcem” jest ostateczny wyższy koszt zakupu towaru lub skorzystania z usługi dla strony będącej “vatowcem”.

Barter a prawa autorskie.

Może się zdarzyć, że w ramach barteru dojdzie do wymiany usługi, która będzie zawierać w sobie utwór. Czym jest utwór? O tym pisałam szczegółowo w poniższym wpisie, natomiast na potrzeby tego wpisu posłużę się przykładem logotypu.

Czym jest utwór i kiedy przysługują prawa autorskie.

Załóżmy, że umówiłaś/eś się z graficzką, że w zamian za logotyp przeprowadzisz kampanię reklamową na facebooku. Wartość usług jest taka sama, więc mamy barter. Ale zaraz zaraz, po Ci logotyp, jeśli nie możesz z niego w pełni korzystać? Jeśli nie masz przeniesionych praw autorskich to znaczy, że nie jesteś jego właścicielem. Dlatego za każdym razem, kiedy robisz barter, gdzie jego przedmiotem są też utwory (grafiki, logotypy, muzyka, wpis blogowy, autorska fotografia itp.), wtedy koniecznie doprecyzuj, że wartość barteru jest równa z uwzględnianiem przeniesienia praw autorskich. Bez tego, nie jesteś właścicielem tego, co zostało stworzone na potrzeby barteru. Pamiętaj, że umowa barteru, którą znajdziesz w moim sklepie reguluje także kwestie praw autorskich (pełne przeniesienie praw autorskich wraz z prawami zależnymi).

RODO, a umowa barterowa.

Jeśli chodzi o kwestie związane z ochroną danych osobowych przy zawieraniu umowy barterowej – w zależności od tego, co będzie stanowiło przedmiot wymiany, może okazać się, że konieczne będzie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Będzie tak, jeśli Twój kontrahent w ramach realizacji usługi dla Ciebie, na podstawie zawartej umowy barterowej uzyska w jakikolwiek sposób dostęp do danych osobowych, których Ty jesteś administratorem. W takich przypadkach nie możesz zapomnieć o zawarciu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Innymi słowy jeśli w ramach umowy barterowej, Twój kontrahent zobowiązuje się zorganizować dedykowane szkolenie dla Twoich pracowników, zgodnie z Twoimi wytycznymi np. w zakresie rozbudowywania kompetencji miękkich, to podczas realizacji tej usługi będzie on przetwarzał dane osobowe Twoich pracowników, a więc dane osobowe, których Ty jesteś Administratorem – umowa powierzenia, będzie więc konieczna.

Oczywiście, tak jak przy zawarciu każdej umowy jesteś zobowiązana/zobowiązany do przedłożenia klauzuli informacyjnej swojemu kontrahentowi, zarówno w zakresie osób wskazanych do kontaktu, jak i osób reprezentujących kontrahenta.

Co zawrzeć w umowie barterowej?

W umowie barterowej należy zawrzeć:

• miejsce i termin zawarcia umowy,
• dane podmiotów zawierających umowę (pełna nazwa, adres, NIP),
• przedmiot umowy – czyli opisanie, które usługi lub produkty ulegają wymianie barterowej,
• termin realizacji usług, które podlegają wymianie lub dostarczenia produktów, które stanowią przedmiot umowy,
• konsekwencje związane z niedotrzymaniem warunków umowy (np. kara umowna w przypadku braku realizacji usługi lub nie dostarczenia towaru w określonym terminie),
• sąd właściwy dla rozstrzygania sporów wynikających z zawartej umowy,
• zobowiązanie do zachowania poufności – jeżeli kontrahent uzyska dostęp do informacji poufnych
• klauzula RODO
• przeniesienie praw autorskich, jeśli przedmiotem barteru jest utwór .

Umowa barteru wzór.

Jeśli szukasz umowy, która zabezpiecza wszystkie kwestie opisane w tym wpisie i dodatkowo zawiera klauzulę poufności, to zachęcam Cię do sprawdzenia wzoru umowy barteru w moim sklepie. Zapisy dotyczące poufności czy praw autorskich są opcjonalne, możesz je spokojnie usunąć. Umowa jest przygotowana przeze mnie i jak zwykle jakość znacznie przekracza proponowaną cenę. Cała umowa opatrzona jest komentarzami, które nawigują Cię po dokumencie i wyjaśniają istotne dla umowy zagadnienia. Sprawdź szczegóły klikając poniżej!

Umowa barterowa – podsumowanie.

Mam nadzieję, że ten wpis rozjaśnia kwestie związane z barterem. Myślę, że umowa barterowa to całkiem ciekawe rozwiązanie, warto rozważyć jej zastosowanie w ramach prowadzonej działalności, zwłaszcza w jej początkach!
Pamiętaj, że jeśli potrzebujesz personalizowanej umowy barteru służę pomocą! 😊

---