Umowa w coachingu, najważniejsze kwestie prawne.

(Wpis aktualny na 2025 r.)

Jak napisać umowę coachingową. Kontrakt w coachingu, jak zrobić to dobrze i legalnie.

Umowa w coachingu. Wiem, że jest to temat lekko kontrowersyjny, jako że coaching opiera się na wzajemnym zaufaniu i strony bardzo często zamykają formalności na umowie ustnej. Wiem też, że w większości przypadków to zwyczajnie działa. Ale mam też kancelarię więc spotkać się z przeciwną odsłoną nie jest mi trudno. Mam klientów, których klienci coachingowi myśleli, że umowa ustna nie ma znaczenia i należności trzeba było dochodzić na drodze prawnej. Jeśli zatem należysz do osób, które lubią mieć ogarnięte formalności i spokój z tego wynikający, to ten wpis jest dla Ciebie!

Jak napisać dobrą umowę coachingową?

Poniżej przedstawiam Ci kilka wskazówek, które mogą okazać się przydatne. 

Przed rozpoczęciem współpracy ważne jest, aby wyraźnie zdefiniować cele i oczekiwania Klienta. Warto w tym momencie przeprowadzić wstępne konsultacje. Umowa w relacji coachingowej opiera się w dużej mierze na zaufaniu pomiędzy stronami. Pierwsza część umowy ma charakter psychologiczny, powinniśmy  opisać tu zasady pracy coachingowej, w tym zapewnić o zachowaniu z Twojej strony poufności, o Twoich kompetencjach, o przynależności do International Coaching Federation Polska obowiązku przestrzegania kodeksu etycznego ICF (jeśli należysz) oraz warto wskazać na reguły, które będą obowiązywać w Waszej relacji. Relacja coachingowa jest charakterystyczna. Umowa między stronami nie jest z całą pewnością umową o dzieło. Twój Klient nie może oczekiwać, że osiągnie po Twoich sesjach konkretny namacalny rezultat. Do osiągnięcia rezultatów niezbędne jest zaangażowanie Klienta i jego podejście, nie możesz się zobowiązać w umowie, że spełnisz oczekiwania Klienta, skoro powodzenie sesji zależy w większości od pracy Klienta nad sobą, a na to nie masz wpływu. Warto, żeby w umowie było konkretnie wskazane, że coaching to nie diagnoza, nie terapia i nie leczenie i nie jest w stanie zastąpić wizyty u specjalisty z zakresu opieki psychiatrycznej, jeśli taka byłaby konieczna. Klient powinien mieć tego świadomość.

Ustalenie harmonogramu i częstotliwości sesji.

Jasne zdefiniowanie harmonogramu i częstotliwości sesji jest niezwykle ważne, aby utrzymać regularność i ciągłość współpracy. W umowie należy wskazać jak często będą się odbywały sesje, jak długo będą trwały i jakie będą daty i godziny spotkań. Można to zrobić w osobnym załączniku – harmonogramie albo ustalić bardziej elastyczne podejście, np. poprzez wykorzystanie narzędzi do umawiania spotkań. Co istotne, ważne aby w umowie było określone czy sesje odbywają się zdalnie czy stacjonarnie, a jeśli stacjonarnie to w jakim miejscu. Możesz też zastrzec, że np. pierwsze i ostatnie spotkanie jest stacjonarnie, a pozostałe w formie zdalnej. Konfiguracje są dowolne, ale trzeba to ustalić w umowie, żeby Twój Klient wiedział, w jaki sposób będą przeprowadzane sesje. W ten sposób unikniesz niedomówień i nieporozumień.

W przypadku konieczności uzgodnienia zmian w harmonogramie, w umowie należy ustalić jasne zasady odwoływania i przekładania spotkań.

Określenie zakresu i czasu trwania umowy.

W umowie powinien zostać dokładnie zdefiniowany zakres świadczonych usług i czas trwania umowy. Czy sesje będą się skupiać na jednym konkretnym problemie lub temacie, czy obejmą szerszy zakres? Ile sesji w ramach zawartej umowy jest przewidziane?

Objaśnienie roli i odpowiedzialności każdej ze stron.

W umowie z Klientem warto jasno zdefiniować role i odpowiedzialność zarówno Twoją, jak i Klienta. W umowie należy jasno wyartykułować, jakie obowiązki przyjmujesz na siebie, jako coach, a jakie obowiązki obciążają Klienta. Określ swoje zadania, jako coacha. Może oprócz sesji zapewniasz interakcje przez komunikator typu WhatsApp? Opisz to w umowie.

Następnie sprecyzuj czego oczekujesz od Klienta. Jakie działania powinien podejmować w ramach współpracy i w jaki sposób powinien angażować się w proces coachingowy. Może zależy Tobie, aby Twój Klient wziął udział w badaniu ewaluacyjnym? Jeśli Twój Klient się na to zgodzi, wpisz ten obowiązek do paragrafu opisującego zobowiązania Klienta.

Odwołanie sesji coachingowej a zwrot pieniędzy – co mówi prawo?

Nie sposób pominąć w umowie kwestii najważniejszej – wynagrodzenia. W umowie z konsumentem podajemy oczywiście wynagrodzenie w kwocie brutto. Jeśli w ramach danego programu organizujesz 10 sesji, możesz przyjąć płatność z góry za cały program. Drugą opcją jest pobieranie jednorazowej opłaty po lub przed każdorazową sesją. Ważne z prawniczego punktu widzenia jest określenie jednostkowe cen za poszczególne usługi, które oferujesz w ramach współpracy, a to z tego względu, żeby zabezpieczyć się przed stratami związanymi z realizowaniem prawa odstąpienia od umowy (o czym za chwilę). W paragrafie dotyczącym płatności musi znaleźć się miejsce również na wskazanie terminu płatności i akceptowanych form płatności – czy to będzie przelew na konto czy gotówka na sesji czy jeszcze inna forma. 

Pamiętaj, że jeśli potrzebujesz spersonalizowanych odpowiedzi służę pomocą na prywatnych konsultacjach! Szczegóły znajdziesz tutaj.

Przemyśl również politykę odwołań, co w przypadku kiedy Klient nie pojawi się na umówione spotkanie. Tu zalecana jest ostrożność, z uwagi na to, że masz do czynienia z konsumentem.  Pamiętaj wpisać w umowie z jakim wyprzedzeniem powinien informować o Cię braku możliwości wzięcia udziału w sesji. Zabezpiecz się w przypadku braku zgłoszenia przez Klienta swojej nieobecności z odpowiednim wyprzedzeniem, np. poprzez obowiązek zapłaty z tytułu Twojego pozostawania w gotowości do świadczenia usługi. Będziesz mieć możliwość pobrania od konsumenta kwoty tylko wtedy, kiedy wcześniej odbierzesz od niego odpowiednie oświadczenie. Więcej o tej kwestii pisałam w dedykowanym poście blogowym, sprawdź poniżej, a krótkie wyjaśnienie tutaj  dodałam w akapicie dot. odstąpienia od umowy. PS. Wzór umowy na coaching, który dostępny jest w sklepie, zabezpiecza tę kwestię odpowiednimi zapisami!;)

Odstąpienie od umowy a sesja coachingowa.

Czy klient może odstąpić od umowy coachingu i żądać zwrotu pieniędzy? Może! Wszytsko wyjaśniam poniżej, ale pamętaj proszę, żę ten zapis dotyczy wyłącznie sytuacji, kiedy Twoim klientem jest konsument, nie klient biznesowy!

Zgodnie z przepisami (ustawa o prawach konsumenta), Klient będący konsumentem w przypadku zawarcia umowy na odległość ma prawo do odstąpienia od niej w terminie 14 dni. Na odległość, tzn. bez jednoczesnej fizycznej obecności, np. poprzez sklep internetowy, mailowo czy telefonicznie, nie w Twoim gabinecie. Oznacza to, że jeżeli Klient wykupi sesje 1 lipca, z terminami np. 3-13 lipca, to 14 lipca będzie jeszcze w terminie do odstąpienia od umowy  i będzie mógł to zrobić, a sesję już odbył! Mało tego,  nie będziesz mógł/mogła żądać zwrotu pieniędzy, chyba że zamieścisz odpowiednie postanowienia w umowie (post o sprzedaży usług wyjaśnia to szerzej). Należy tu wyraźnie wskazać, że Klient żąda rozpoczęcia realizacji umowy przed upływem terminu do odstąpienia od niej oraz odebrać oświadczenie, które może być zawarte również w umowie, że Klient zdaje sobie sprawę, że w ten sposób utraci prawo do odstąpienia od umowy, jeśli zostanie ona w całości zrealizowana przed upływem terminu na odstąpienie. Skomplikowane? To jeszcze nie wszystko! Może przecież zdarzyć się tak, że w terminie do odstąpienia wykonasz kilka zaplanowanych sesji. Żeby móc żądać skutecznie wynagrodzenia za zrealizowaną część, musisz:

• poinformować klienta o przysługującym mu prawie do odstąpienia, 
• klient musi zażądać realizacji umowy przed upływem terminu do odstąpienia,
• musi oświadczyć, że jest świadomy, że w takim przypadku będzie zobowiązany do zapłaty za zrealizowane sesje do dnia złożenia oświadczenia o odstąpieniu. 

Wiem, że to to wydaje się być skomplikowane, ale nie musi takie być. Jeśli chcesz mieć dobre zabezpieczenie, wtedy moja umowa w sklepie jest dla Ciebie bardzo dobrą opcją!;) Sprawdź koniecznie!

Ochrona danych osobowych w działalności coacha.

Jak każdy przedsiębiorca przetwarzasz dane osobowe. W stosunku do danych Twoich Klientów jesteś Administratorem Danych Osobowych, na którym ciąży szereg obowiązków. RODO Cię tu nie ominie i nie mówię tylko o klauzuli informacyjnej ale o całej dokumentacji. Więcej o ochronie danych osobowych w działalności coacha pisałam w artykule poniżej.

Tutaj chciałabym tylko zwrócić Twoją uwagę na dane wrażliwe, które będziesz przetwarzać. Twoi Klienci oprócz podstawowych danych niezbędnych do realizacji umowy, takich jak imię, nazwisko, adres czy numer telefonu, podają Tobie dane dotyczące swojego stanu zdrowia, przebytych chorób, leków, jakie przyjmują, czy inne dane, które należą do danych tzw. wrażliwych. W przypadku przetwarzania danych szczególnej kategorii powinieneś legitymować się się osobną podstawą prawną, w tym przypadku będzie to dobrowolna i świadoma zgoda Twojego Klienta. Pamiętaj, żebyś odebrał taką zgodę najpóźniej przy zawieraniu umowy. Taka zgoda jest elementem pakietu kompleksowej dokumentacji RODO dla coacha, którą znajdziesz w moim sklepie, ale także znajdziesz ją w umowie dla coacha.

Ochrona danych osobowych to jedno, ale jest jeszcze poufność. Wiem, że tutaj nie potrzebujesz umowy, żeby ją zapewniać z racji etyki i wykonywanego przez Ciebie zawodu. Warto jednak dodać o tym zapis do umowy. Zapewnij swojego Klienta, że dbasz o poufność wszelkich uzyskanych informacji, tak żeby mógł poczuć się pewnie i bezpiecznie.

Umowa o coaching wzór.

Dobra umowa z Klientem stanowi fundament dla satysfakcjonującej współpracy z Twoimi Klientami. Określenie celów, ustalenie harmonogramu, rozdzielenie ról, zdefiniowanie zakresu, czasu trwania oraz warunków finansowych i polityki odwołań to kluczowe kroki, które pomogą Ci stworzyć klarowne porozumienie. I tutaj nie chodzi nawet o to, żeby mieć rację w przypadku konfliktu, ale żeby takiego konfliktu unikać. Umowa daje taką szansę dzięki wybudowaniu najważniejszych kwestii w relacji coachingowej, nie wspominając o zabezpieczeniu Twoich interesów, kiedy klient zachowuje się nie fair. Jeśli masz jakieś pytania dotyczące umowy na coaching znajdującej się w sklepie, lub chcesz umówić się na konsultację – pisz śmiało 😊 

• YouTube
• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Nazywam się Ela Szymanek, jestem prawniczką i stworzyłam kancelarię bez spiny Peace & Law.

Wraz z zespołem ogarniam dla klientów prawa autorskie, e-commerce, umowy i szeroko rozumiany biznes online. Z wielką pasją edukuję z prawa na blogu, webinarach, festiwalach, prelekcjach a także na uczelni WSB na kierunku “E-marketing i e-commerce. Biznes w Internecie.”

Potrzebujesz pomocy prawnej? Napisz tutaj!