Jak założyć sklep internetowy zgodnie z prawem. Kompleksowy poradnik 2024 r.

Jak założyć sklep internetowy zgodnie z prawem. Kompleksowy poradnik 2024 r.

Jak założyć sklep internetowy zgodnie z prawem. Kompleksowy poradnik 2024 r. 1280 853 Elżbieta Szymanek

<Wpis aktualny na 2024 rok>

Sklep internetowy zgodny z prawem.

Przytłaczają Cię obowiązki prawne związane z założeniem sklepu internetowego? Niestety bardzo często słyszę od swoich klientów czy studentów, że ilość kwestii prawnych związanych z prowadzeniem sklepu online powstrzymuje ich przed ruszeniem ze swoim e-biznesem. Tylko nie to! Kocham przedsiębiorczość i odczarowywanie prawa, dlatego w tym wpisie postanowiłam rozłożyć temat prawnych aspektów sklepu internetowego na czynniki pierwsze. Przed Tobą bardzo obszerny i kompleksowy poradnik, z którym spokojnie będziesz mogła/mógł legalnie uruchomić swój sklep online.

Jakie obowiązki prawne ma sklep internetowy?

Sama się uśmiecham na ten nagłówek, bo jakby to powiedzieć… Ma ich milion? 😀 Ale spokojnie, nie taki diabeł straszny jak go malują. Jednocześnie temat jest na tyle obszerny, że w tym wpisie postanowiłam podzielić go na działy:

  1. REGULAMIN (moment zawarcia umowy, usługi elektroniczne, odstąpienie od umowy)
  2. WYGLĄD i FUNKCJONALNOŚĆ SKLEPU (dane przedsiębiorcy, prawa autorskie, opis produktów, konto klienta, checkboxy, blog i komentarze)
  3. RODO (wymagana dokumentacja, newsletter, klauzule informacyjne RODO)

Zaczniemy od regulaminu, bo na tym stoi Twój biznes z prawnego punktu widzenia.

I. Regulamin sklepu internetowego.

Na początek niby banał, ale jednak powodujący wiele zamieszania. Niestety dość powszechnie myśli się, że umowę to mamy wtedy, kiedy jest papier. Nic bardziej mylnego. Regulamin sklepu to nic innego jak umowa, tyle że zawierana na odległość. To on reguluje na jakich warunkach zawierasz umowę z konsumentami, a na jakich z przedsiębiorcami. To w regulaminie określasz kluczowy moment zawarcia umowy (wyjaśniam to szczegółowo poniżej). Między innymi dlatego właśnie pomysł, żeby go skopiować od konkurencji to jedna z gorszych pułapek, w którą możesz wpaść.

Poza momentem zawarcia umowy mamy jeszcze klauzule abuzywne, zmiany prawa, prawa autorskie. Szerzej o powodach, dla których nie warto kopiować regulaminu pisałam tutaj. A jeśli chcesz spróbować własnych sił z pisaniem regulaminu to koniecznie przeczytaj ten wpis, w którym przeprowadzę Cię po tym procesie krok po kroku.

Moment zawarcia umowy – sklep internetowy zgodny z prawem.

Ogromnie ważnym elementem tej umowy jest moment jej zawarcia (czy automatycznie po złożeniu zamówienia, czy dopiero po Twoim potwierdzeniu). Już tłumaczę o co chodzi. Przedsiębiorca ma obowiązek poinformować konsumenta m.in. o czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy oraz skutkach prawnych potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania oferty. Moment ten można określić na kilka sposobów:

  • oferta – do zawarcia umowy dochodzi w sposób zautomatyzowany w sklepie online np. poprzez postanowienie, że do zawarcia umowy dochodzi z momentem złożenia zamówienia.
  • zaproszenie do zawarcia oferty – w regulaminie możesz ustalić, że zamieszczone na stronie zdjęcia i opisy towarów z oznaczeniem ceny, nie są ofertą a jedynie zaproszenie do zawarcia umowy. Skutek jest taki, że konsument wybierając towar składa własną ofertę, którą możesz przyjąć lub odrzucić. Jest to przydatne w szczególności w małych sklepach, kiedy stany magazynowe są niskie lub nie zawsze prawidłowo się aktualizują i nie możesz za każdym razem zagwarantować klientowi dostępności towaru. Co ważne – wpisanie do regulaminu postanowienia, w którym ustalasz, że masz prawo anulować zamówienie w każdej chwili pachnie klauzulą niedozwoloną na odległość!
  • rezerwacja towaru – niektórzy przedsiębiorcy ustalają moment zawarcia umowy na odbiór w sklepie stacjonarnym, strona internetowa służy jedynie dla rezerwacji towarów. I choćby ten zapis sprawia, że regulamin trzeba porządnie zedytować choćby w kwestiach odstąpienia od umowy.

Warto więc jednak samodzielnie decydować o tym jaką treść ma umowa pomiędzy Tobą a konsumentem, prawda?

Wzór odstąpienia od umowy – sklep internetowy zgodny z prawem.

Informacje o odstąpieniu od umowy na pewno masz zawarte w regulaminie, ale czy udostępniasz formularz odstąpienia? Obowiązek udostępnienia wzoru wynika z art. 12 ust. 1 pkt 9 ustawy o prawach konsumenta. Możesz go załączyć jako osobny dokument lub dodać odpowiedni tekst na końcu regulaminu. Forma tutaj nie jest istotna (małe przypomnienie, konsument może także złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy w dowolnej formie, nie musi skorzystać ze wzoru, może to zrobić także ustnie).

Usługi elektroniczne – sklep internetowy zgodny z prawem.

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną to kolejna, obok ustawy o prawach konsumenta, bardzo ważna ustawa dla każdego e-sprzedawcy. Zgodnie z zapisami ustawy świadczenie usługi drogą elektroniczną to

wykonanie usługi świadczonej bez jednoczesnej obecności stron (na odległość), poprzez przekaz danych na indywidualne żądanie usługobiorcy, przesyłanej i otrzymywanej za pomocą urządzeń do elektronicznego przetwarzania, włącznie z kompresją cyfrową, i przechowywania danych, która jest w całości nadawana, odbierana lub transmitowana za pomocą sieci telekomunikacyjnej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne;

Ten zapis pewnie nic nie mówi prawda? Już wyjaśniam! W praktyce jest to chociażby przeglądanie produktów, możliwość składania zamówienia, newsletter czy konto klienta (usługę konta opisuję szerzej w dalszej części wpisu). To co jest ważne, to zapamiętanie, że usługi elektroniczne muszą zostać opisane. Spokojnie! Nie musisz się martwić, że masz teraz kolejny regulamin do kupienia. Z reguły regulaminy e-sklepów uwzględniają także zapisy wymagane powyższą ustawą. Z pewnością takie zapisy (łącznie z usługą elektroniczną konta) znajdziesz we wszystkich oferowanych przeze mnie regulaminach. W moich pakietach znajdziesz wiele szczegółowo opisanych usług elektronicznych, zostawiasz tylko te, które faktycznie świadczysz.

Potrzebujesz gotowych rozwiązań? Sprawdź ofertę mojego sklepu. W ofercie przygotowałam także pakiety zawierające politykę prwatności i coookies oraz kompleksowe RODO. Sprawdź!

II. Wygląd i funkcjonalność.

Przejdźmy teraz do wyglądu i funkcjonalności sklepu. I nie mam tu na myśli tylko wizualnych aspektów. Opiszę tu wszystko co widzi klient, a czego nie spodziewał(a)byś się, że ma prawne znaczenie.

Dane przedsiębiorcy – legalny sklep internetowy.

Czy muszę ujawniać swoje dane w regulaminie?

Adres siedziby firmy to mój adres zamieszkania, czy muszę podawać adres siedziby firmy w regulaminie?

Bardzo często jestem o to pytana na wszelkiego rodzaju lajwach i webinariach eksperckich. Absolutnie tak, przedsiębiorca musi ujawnić swoje dane identyfikacyjne, tak żeby konsument dokładnie wiedział, z kim zawiera umowę. Wymaga tego od nas nie tylko ustawa o prawach konsumenta ale także ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Usługodawca podaje, w sposób wyraźny, jednoznaczny i bezpośrednio dostępny poprzez system teleinformatyczny, którym posługuje się usługobiorca, informacje podstawowe określone w ust. 2–5. 2.

Usługodawca podaje: 1) adresy elektroniczne; 2) imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwę lub firmę oraz siedzibę i adres.

Art. 5 ust. 1 i 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Dla uniknięcia wątpliwości – mając swój sklep online jesteś usługodawcą bo jest nim każda osoba świadcząca usługi drogą elektroniczną. Oczywiście rozumiem, że nie każdy chce ujawniać swoje dane zamieszkania. Dlatego najlepszym sposobem jest posiadanie adresu wirtualnego firmy. Oferta na rynku jest bardzo szeroka i zdejmuje Ci problem z głowy.

Dodatkowo dobrą praktyką jest umieszczenie na stronie głównej, najczęściej w footerze, informacji rejestrowych na temat przedsiębiorcy. Należą do nich nazwa przedsiębiorstwa, adres, numer NIP. O ile te podanie tych informacji w footerze jest opcjonalne, to pamiętaj, że te informacje bezwzględnie powinny się znaleźć w regulaminie.

Prawa autorskie – legalny sklep internetowy.

Nadal skupiamy się na wyglądzie i funkcjonalności sklepu. Czas na prawa autorskie – bardzo często pomijany aspekt i jednocześnie najbardziej brzemienny w skutkach jeśli zaniedbania ujrzą światło dzienne. Prawa autorskie w sklepie to np. jego design, użyte grafiki, fonty, teksty blogowe, opisy produktów. Poświęciłam temu cały osobny wpis, a właściwie to nagrałam video więc tutaj tylko sygnalizuję zagadnienie a po szczegóły koniecznie zajrzyj tutaj.

Prawa autorskie to także temat, któremu poświęcam jeden dzień w darmowym 3-dniowym kursie email na temat najważniejszych umów każdego biznesu online. Możesz zapisać się poniżej.

Opis produktów – sklep internetowy zgodny z prawem.

Chciałabym zwrócić Ci uwagę na coś bardzo ważnego. O ile większość produktów możesz opisać tak jak chcesz, o tyle niektóre produkty muszą zostać opisane zgodnie z wymogami ustawowymi. Dla przykładu – jeśli sprzedajesz suplementy diety w opisie produktów musi się znaleźć skład tych suplementów. Przy sprzedaży ubrań – skład surowcowy. Oczywiście nie jestem teraz w stanie wymienić wszystkich przykładów, ale zwracam Twoją uwagę na to, żeby naprawdę dobrze przeszukać internet na temat sprzedaży poszczególnych produktów i ewentualnych wymogów, albo zasięgnąć porady u prawnika. Oczywiście ja też udzielam takich konsultacji, w razie potrzeby zapraszam! Tutaj znajdziesz szczegóły.

Przy opisach produktów po raz kolejny wraca inna bardzo ważna kwestia – prawa autorskie. Jeśli treść do opisu produktów tworzysz sam, to problem masz z głowy. Jeśli natomiast korzystasz z usług copywritera, to jeśli chcesz być właścicielem tych opisów (domyślnie przysługuje Ci tylko licencja), to musisz mieć przeniesione prawa autorskie do nich. Co ważne, wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności. Jeśli tego nie zrobisz, to copywriter będzie mógł wykorzystać dokładnie takie same opisy np. dla Twojej konkurencji. I to zupełnie legalnie, bo przecież masz tylko licencję. Oczywiście w mojej pracy niestety widziałam już takie przypadki.

Konto klienta – sklep internetowy zgodny z prawem.

Jeśli w swoim Sklepie udostępniasz możliwość założenia konta, to musisz pamiętać o dwóch rzeczach.

Pierwsza – przy zakładaniu Konta musisz pamiętać o klauzuli informacyjnej RODO zgodnie z zasadą, że informacje na temat sposobu przetwarzania danych osobowych podaje się w momencie zbierania danych. Poniżej przedstawiam Ci przykładową klauzulę informacyjną RODO do konta Klienta:

„Administratorem danych osobowych jest ___, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą___, z siedzibą przy ____. Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu założenia i utrzymywania konta użytkownika w sklepie. Dane będą przechowywane w bazie sklepu przez czas jego funkcjonowania. Będziesz mieć prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych – na zasadach określonych w art. 16 – 21 RODO. W każdej chwili będziesz mógł usunąć konto. Jeżeli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami prawa, będziesz mógł wnieść skargę do organu nadzorczego. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta.”

Druga – konto, to nic innego jak usługa elektroniczna (pisałam o tym już powyżej), dlatego nie możesz zapomnieć o opisaniu tej usługi w regulaminie. Musisz uwzględnić choćby kiedy rozpoczynasz świadczenie usługi konta, kiedy kończysz, jak można zrezygnować, na jaki adres skierować reklamacje etc.

Checkboxy – legalny sklep online.

Jak wygląda Twój przycisk finalizujący zamówienie? Bo może Cię zaskoczę, ale konsument musi wiedzieć, że finalizacja zamówienia pociąga za sobą obowiązek zapłaty (wiem wiem, to traktowanie konsumenta jak 3-letniego dziecka). Zatem samo “kupuję” albo “zamawiam” może nie wystarczyć. Najlepiej ten przycisk mieć z informacją “kupuję i płacę” lub “zamawiam i płacę”.

I jeszcze jedna ważna kwestia – miej potwierdzoną od Klienta akceptację regulaminu. Klient nie powinien móc sfinalizować zamówienia bez akceptacji regulaminu bo to Twój dowód na to, że się z nim zapoznał (albo przynajmniej tak twierdzi). A to ma kluczowe znaczenie choćby dla spełnienia Twoich obowiązków informacyjnych dot. odstąpienia od umowy – jeśli nie będziesz w stanie wykazać, że Klient zapoznał się z warunkami dot. odstąpienia od umowy, wtedy ten może twierdzić, że nie został poinformowany i mieć na odstąpienia nie 14 dni, a rok. To samo dotyczy sprzedaży przez FB czy IG – wiem, że tutaj checkbox jest nierealny dlatego rozwiąż to w inny sposób. Na przykład wyślij link do regulaminu (umieszczonego w chmurze) i poinformuje, że zamówienie zostanie złożone po napisaniu wiadomości „zapoznałem się i akceptuję regulamin”.

Blog i komentarze – legalny sklep online.

Z punktu widzenia content marketingu pisanie bloga to must. Jednocześnie nie każdy sklep taki blog posiada. Jeśli natomiast taki blog już posiadasz to musisz pamiętać o dwóch rzeczach:

  1. Pierwsza – komentarze. Zasada jest taka sama jak przy każdym innym pobieraniu danych, musisz poinformować o administratorze danych osobowych i sposobie wykorzystania danych, czyli typowa klauzula informacyjna RODO (więcej o RODO przeczytasz w dalszej części wpisu)
  2. Druga – prawa autorskie do contentu. Jak już pewnie zauważyłaś/eś, prawa autorskie wracają jak bumerang. Zasada jest podobna jak przy opisie produktów –  jeśli chcesz być właścicielem tego, co zrobił dla Ciebie copywriter lub freelancer (lub ktokolwiek inny), to musisz mieć przeniesienie prawa autorskie do tego contentu. W przeciwnym wypadku jeśli popadniesz w konflikt z copywriterem, to może on od Ciebie żądać usunięcia wszytskich stworzonych przez niego treści ze strony. Wyobrażasz sobie, co to oznacza dla Twojego SEO? Dzisiaj ten problem może wydawać Ci się odległy, ale ja naprawdę nasłuchałam się przykrych historii w kancelarii. Dlatego nawet jeśli dziś nie korzystasz z usług copywritera, ale w przyszłości nie wykluczasz, to niech zapali Ci się czerwona lampka przypominająca o prawach autorskich. Jeśli potrzebujesz umowy współpracy z copywriterem, to wzór znajdziesz TUTAJ.

III. RODO

Sklep internetowy a RODO.

Rozkładając sklep online na czynniki pierwsze, nie jesteśmy w stanie pominąć aspektu RODO. Obalmy mity i wyjaśnimy to sobie zatem raz a dobrze;)

Jedno jest pewne – jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, albo nawet nierejestrowaną, musisz mieć wdrożoną kompleksową dokumentację RODO. I jest to tak samo obowiązkowe jak płacenie podatków. Ale RODO, czyli co? Polityka prywatności? Klauzule informacyjne RODO na stronie sklepu? Nie, to tylko dwa dokumenty z 22, które muszą zostać wdrożone w firmie. Pozostałe to:

  1. Analiza zagrożeń i ryzyka,
  2. Środki bezpieczeństwa,
  3. Dekalog ochrony danych osobowych,
  4. Polityka bezpieczeństwa,
  5. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym,
  6. Ocena skutków dla ochrony danych osobowych,
  7. Procedura szkoleń,
  8. Dokumenty z corocznej aktualizacji RODO,
  9. Polityka prywatności i plików cookies,
  10. Klauzule informacyjne do maili, umów, kontaktów telefonicznych, uczestników konkursu,  uczestników procesu rekrutacyjnego,
  11. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania,
  12. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych,
  13. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
  14. Wykaz powierzeń,
  15. Ogólne informacje w sprawie realizacji uprawnień osób przetwarzanych,
  16. Protokół usunięcia danych,
  17. Rejestr czynności przetwarzania,
  18. Rejestr kategorii przetwarzania,
  19. Rejestr naruszeń danych osobowych,
  20. Wzór zawiadomienia o naruszeniu,
  21. Zawiadomienie o czynnościach podjętych w związku z naruszeniem

RODO w sklepie internetowym- ten temat ma swój osobny wpis – zajrzyj tutaj. A o klauzulach RODO na stronie internetowej pisałam tutaj. Nie masz sklepu ale sprzedajesz na FB lub IG? Sprzedaż przez social media jest rozłożona na czynniki pierwsze w tym wpisie. A czy wtedy RODO Cię dotyczy sprawdzisz tutaj.

Mam nadzieję, że największy mit związany z RODO w sklepie został obalony. Jeszcze raz – załączenie polityki prywatności i plików cookies to nie jest załatwienie wszystkich obowiązków RODO dla sklepu. To tylko częściowo spełnia obowiązki RODO i to te zewnętrze, które widzi Twój klient. Pozostaje jeszcze masa innych, o których pisałam powyżej.

Jeśli nie masz takiej dokumentacji u siebie wdrożonej, to czym szybciej się za to zabierz, żeby mieć pewność, że dane osobowe Twoich klientów są bezpieczne, ale też żeby nie narażać się na przykrości związane z potencjalną kontrolą z UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych). Taką dokumentację mam też u siebie w sklepie lub jako element pakietu z regulaminem e-sklepu.

Newsletter.

Zgodnie z zasadą, że za każdym razem gdy zbierasz dane osobowe, powinnaś/powinieneś informować o sposobie ich przetwarzania, także przy zapisach na newsletter zawsze powinna się znaleźć taka informacja. Dodatkowo, przy zapisie na newsletter użytkownik powinien wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach o jakich informujesz w klauzuli informacyjnej.
Ale co ważne, przy newsletterze obowiązują nie tylko przepisy RODO, ale także z ustawy o usługach telekomunikacyjnych oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Oznacza to w praktyce, że potrzebujesz osobnej zgody na przesyłania informacji handlowej (ustawa o świadczeniu usług elektroniczną) oraz zgody na wykorzystywanie w tym celu właśnie maila (ustawa prawo telekomunikacyjne – tam jest mowa o telekomunikacyjnych urządzeniach końcowych i mail właśnie do nich należy)
Podstawa prawna:

1. Zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

2.Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził
zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym
celu identyfikujący go adres elektroniczny
Art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne

3. Zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.

Art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Dlatego ja swoim klientom doradzam, by w klauzuli informacyjnej pod mailem pisali co będą wysyłać swoim klientom oprócz maili contentowych (jeśli będą to też informacje handlowe takie jak informacje o produktach, to też to zalecam uwzględnić) oraz by określić w jaki sposób te infromacje będę przesyłane (np. Mailem, jeśli telefonem to także o tym wspomnieć).

Klauzule informacyjne RODO – sklep internetowy zgodny z prawem.

Zasada jest bardzo prosta – zawsze wtedy gdy zbierasz dane osobowe musisz pamiętać o umieszczeniu klauzuli informacyjnej RODO, czyli informacji na temat przetwarzania danych osobowych. Pamiętaj poinformować swojego klienta o tym kto jest administratorem danych osobowych, w jakim celu będziesz przetwarzać te dane. Co ważne, te dane mogą być wykorzystywane tylko do konkretnych celów. To znaczy, że jeśli zbierasz dane związane z realizacją zamówienia, to do tych potrzebnych danych się ograniczasz (czyli nie pytaj o pesel bo to nie ma żadnego związku z zamówieniem). Przemyśl w jakich miejscach zbierasz dane i tam umieść klauzule informacyjne. Na pewno musisz to zrobić przy składaniu zamówienia, zakładaniu konta czy newsletterze. Brak klauzuli informacyjnej RODO to poważny błąd z punktu widzenia RODO.

I jeszcze jedna, już ostatnia bardzo ważna informacja. Nie przesadzaj ze zgodami na przetwarzanie danych osobowych! A właściwie, to pobieraj je tylko tam, gdzie faktycznie przetwarzanie danych osobowych jest zależnych od zgody, jak to jest na przykład przy newsletterze. Bo przecież zgodę na przetwarzanie zawsze można cofnąć. Więc jak wyobrażasz sobie zbierać zgody na przetwarzanie danych osobowych przy składaniu zamówienia? Przecież Ty te dane przetwarzasz po to żeby wykonać umowę, a nie dlatego że Klient sam z siebie chciał Ci je podać, prawda? Dlatego w takich sytuacjach tylko informujesz o sposobie i celach przetwarzania danych.

Jak założyć sklep interentowy 2023 – podsumowanie.

Dobiliśmy do końca! Jak wrażenia? Temat wydaję się być bardziej oswojony? Taką mam nadzieję. Pamiętaj, że jeśli chcesz być na bieżąco z przepisami prawa e-commerce i praw autorskich, to mój newsletter jest do tego najlepszym miejscem. Jest bardzo bez spiny i ludzkim językiem, zapraszam <3


Ela Szymanek peace and law

Nazywam się Ela Szymanek, jestem prawniczką i stworzyłam kancelarię bez spiny Peace & Law.

Wraz z zespołem ogarniam dla klientów prawa autorskie, e-commerce, umowy i szeroko rozumiany biznes online. Z wielką pasją edukuję z prawa na blogu, webinarach, festiwalach, prelekcjach a także na uczelni WSB na kierunku „E-marketing i e-commerce. Biznes w Internecie.”

Potrzebujesz pomocy prawnej? Napisz tutaj!